שמירת מסמכים נוטריונים

הנוטריון הוא בעל תפקיד מכריע בשלבים שונים בחיינו. עבודתו כוללת בדיקה דקדקנית של מסמכים ומתן אישורים בעלי השפעה רבה על המעורבים בנושא חתימת המסמך. על כן, ישנה חשיבות רבה לאופי שבו המסמכים שעליהם חותם נשמרים. זאת גם מבחינת ההגדרות המעוגנות בחוק וגם מבחינה אישית כלפי לקוחותיו. במאמר הבא נסקור חלק מהנהלים המגדירים את צורת שמירת העתקי מסמכים נוטריונים לפי החוק במדינת ישראל.

תפקידי הנוטריון

נוטריון הוא עורך דין שמספק שירותי אישור וחתימה על מסמכים אשר דורשים את חתימתו. מדובר בעורך דין שבאמתחתו לפחות 10 שנות ניסיון בתחום בו מבוקש שירותו. המסמכים המדוברים דורשים אישור ואימות של פרט מידע מסוים על ידי איש משפט. למשל, כאשר אדם בא לדרוש ירושה מתוקף צוואה של מנוח, הוא נדרש להביא איתו אישור של נוטריון שמאשר את זהות היורש בצוואה.

חתימת נוטריון היא בעלת כובד משפטי גדול, והיא שוות ערך למתן עדות בבית משפט.

שמירת העתקי מסמכים נוטריונים

החוק בישראל מגדיר במדויק כיצד מסמכים של נוטריון צריכים להישמר. כל אישור נוטריוני מועתק מספר פעמים וניתן גם למעורבים וגם לנוטריון עצמו. שמירת עותקי האישורים אצל הנוטריון עצמו היא על פי חוק לתקופה של 7 שנים ממועד הנפקת האישור. בנוסף, לנוטריון אין זכות לגבות שכר טרחה בגין העותק הנוסף אשר הוא שומר אצלו, אלא רק על העותקים שניתנים למעורבים בדבר.

ההיגיון מאחורי שמירת עותקים של אישורי נוטריון

יש מספר סיבות להגדרות המשפטיות הללו. אחת מהן היא הגנה מיטבית על תוכן ההסכמים המעוגנים באותם מסמכים. למשל, במקרה שבו יש חשד לזיוף של המסמך מצד אחד הגורמים, הנוטריון מחויב להראות את העותק שנמצא בבעלותו כדי לבדוק את סבירות החשד לזיוף.

סיבה נוספת היא היכולת לתת ללקוח עותק של המסמך במידה והוא יבקש אותו בעתיד, ולעשות זאת בכל רגע שהוא דורש. מקרה לדוגמה יכול להיות מצב בו ההעתק של הלקוח נאבד מסיבה כזו או אחרת.

עוד סיבה היא שמירה למטרת ביקורות. משרד המשפטים יכול לערוך ועדת ביקורת לנוטריון כדי לוודא שהוא ממלא אחר ההוראות המעוגנות בחוק בעת הפקת המסמכים. על כן, במצב זה הנוטריון נדרש להחזיק עותקים במצב טוב ונגיש כדי להביאם לביקורת ברגע שיידרשו ממנו.

ניהול נפרד של פנקס תקבולים

עבור המסמכים עליו חותם יש דרישה לנהל פנקס מחירים נפרד. מלבד היות תעריפי האישורים מעוגנים בחוק, יש לנוטריון הזכות לגבות שכר טרחה עבור הפקתם. בעקבות זאת יש דרישה לניהול נפרד של שני סוגי התשלום, כדי לוודא שהוא לא מפר את החוק וגובה סכומים שאסורים לפי התקנות, וכדי להגדיל את השקיפות.

ספר הנוטריון

על הנוטריון חלה חובה לנהל כרטסת או ספר נוטריון. בספר זה בו הוא רושם כל אישור נוטריוני שניתן במשרדו.

סיכום חובת שמירת עותקי אישורי נוטריון

עקב טבע עבודתו, הנוטריון נדרש לשמור את עותקי אישוריו בצורה מסודרת ואיכותית. כישלון בביצוע הוראה זו עלול להביא אותו לקשיים מול משרד המשפטים, ועלול להקשות על סיועו ללקוחותיו.

דילוג לתוכן